KMU & Business- Tools

Von Leonie Simmen, 8. Januar 2015  

Management-Tools: Steigerung der Arbeitseffizienz im Team

Ein gutes Collaboration-Tool steigert die Effizienz im Unternehmen enorm.

Gemeinsame Zielerreichung mit Collaboration-Tools

Collaboration Tools unterstützen die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden eines Unternehmens. Als moderne digitale Werkzeuge nutzen sie die aktuellen Technologien für eine effiziente Kommunikation zwischen allen Beteiligten und einen stets aktuellen Überblick über alle Ziele, Aufgaben und Bearbeitungsstände. Führungskräfte und Projektleiter behalten damit leichter die Kontrolle und können frühzeitig eingreifen, wenn Planungen aus dem Ruder zu laufen drohen. Auch die Mitarbeitenden haben jederzeit den Überblick über ihre noch offenen Aufgaben und behalten ihre Ziele im Blick. Sie können ähnlich themenbezogen kommunizieren wie sie es von digitalen sozialen Netzwerken her kennen. Die Anzahl der E-Mails lässt sich auf diese Weise eingrenzen.
Es handelt sich bei Collaboration-Tools um Online-Werkzeuge, die sich je nach Situation browserbasiert, über eine Desktop-Anwendung oder über Apps auf mobilen Endgeräten nutzen lassen. So ist den Mitarbeitenden der Zugriff auf Aufgaben und Informationen von nahezu jedem Standort möglich. Dadurch lassen sich Meeting- und Reisezeiten reduzieren.

Typische Funktionalitäten von Collaboration-Tools

Die reibungslose Zusammenarbeit in Unternehmen zur Zielerreichung umfasst viele Aspekte. Dazu gehören meist Formulierungen von Projekt-, Team- und Einzelzielen, Zuweisung und Bearbeitung von Aufgaben, Austausch und Diskussion von Ideen, Informationen über Entscheidungen, das Erstellen, Überarbeiten und Ablegen von Dokumenten sowie Terminabstimmungen.

Die meisten Collaboration-Tools stellen Funktionalitäten für alle diese Aspekte zur Verfügung. Die Start- oder Übersichtsseite bietet neben dem Zugang zu Projekten und Aufgaben häufig eine News-Funktion, in der Neuigkeiten angezeigt werden, die alle Mitarbeitenden betreffen. Auch die für diesen Tag vorgesehenen persönlichen Aufgaben und Termine lassen sich bei vielen Tools auf der ersten Seite anzeigen. Über einen Gruppenkalender lassen sich schnell gemeinsame Termine für Meetings oder Telefonkonferenzen finden. Je nach Konfiguration kann der Einladende gleich Ressourcen wie Räumlichkeiten und Technik mitbuchen und zu relevanten Dokumenten verlinken. Eine Projektseite zeigt alle Projekte an, an denen der jeweilige Mitarbeitende beteiligt ist. Darüber hinaus lassen sich hier meist neue Projekte, Boards oder Teams anlegen und Kollegen und Kolleginnen dazu einladen.

Im jeweiligen Projekt oder Teambereich lassen sich Aufgaben mit Wiedervorlagedatum und Priorität zuweisen. In den meisten Fällen sind dazu auch Kommentare, Diskussionen und Dateianhänge oder Verknüpfungen möglich. Als Bearbeitungsstatus kann der Verantwortliche aus Optionen wie 'offen', 'in Bearbeitung', oder 'erledigt' wählen. Dokumente wie Präsentationen, Tabellen, Texte oder Grafiken lassen sich in den meisten Collaboration-Tools in Ordner und Unterordner laden und mit Schlagwörtern, sogenannten 'Tags', versehen. Die Volltextsuche durchsucht alle Dokumenteninhalte und Schlagworte nach dem gesuchten Begriff. So muss der Suchende nicht zwangsläufig die Ordnerstruktur und alle vorhandenen Dokumente kennen. Insbesondere bei der standortübergreifenden Zusammenarbeit ist es hilfreich, wenn das Tool auch die gleichzeitige Onlinebearbeitung von Dokumenten erlaubt.
Welches das richtige Collaboration-Tool für ein Unternehmen ist, hängt unter anderem davon ab wie gut die grössten Stärken des Werkzeugs, zu den für das Unternehmen bedeutsamsten Funktionalitäten passen.

Weitere Artikel zum Thema "Collaboration-Tool" finden Sie unter folgendem Link: http://www.computerwoche.de/a/die-besten-collaboration-tools,1932896

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Dieser Artikel behandelt die Themen:

Collaboration-Tools erleichtern die Zusammenarbeit
Effizienz im Unternehmen
Projektseite für Teammitglieder
Software für Teamarbeit