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Von Leonie Simmen, 10. Dezember 2014  

Ist ein gutes Zeiterfassungssystem für Ihr Unternehmen wichtig?

Die Vorteile für ein moder- nes Zeiterfassungssystem überwiegen deutlich.
 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 

Die Abrechnung von Personalarbeitszeiten stellt viele kleine und mittlere Unternehmen regelmässig vor eine grosse Herausforderung, da die erfassten Daten oft die Grundlage für die monatliche Lohnabrechnung der Arbeitnehmer bilden. Gleichzeitig müssen geleistete Überstunden sowie Urlaub oder Fehltage ermittelt werden. Die Angaben der Zeiterfassung müssen daher unbedingt korrekt sein! Im Rechtsstreit des Unternehmens mit einem Angestellten dienen die Dokumente vor Gericht als Beweise für die Arbeitsleistung.

Vor diesem Hintergrund muss eine Erfassung der Arbeitszeit grundlegenden Anforderungen entsprechen. Es geht sowohl um das Festhalten von Beginn und Ende der Tätigkeit als auch um Unterbrechungen wie etwa eine ausgedehnte Mittagspause. Das Erfassen muss wahrheitsgemäss erfolgen, darf sich auch nicht nachträglich verändern lassen. Vorgenommene Manipulationen müssen sofort erkennbar sein. Die Dokumentation sollte für alle Beteiligten sehr einfach sein. Ihre Form sollte vom Arbeitgeber vorgeschrieben werden und er muss die Möglichkeit haben, sie jederzeit zu überprüfen. Diese Anforderungen erfüllt ein Aufschreiben der Arbeitszeit mit Hilfe einer Excel-Liste auf dem Rechner des Angestellten nicht. Es empfiehlt sich daher auch für kleine und mittlere Unternehmen ein professionelles Zeiterfassungssystem zu installieren. Hierdurch entstehen zwar einige Kosten, dennoch überwiegen die Vorteile.

Seit vielen Jahrzehnten bekannt und bewährt sind Systeme, bei denen Arbeitnehmer selbst den Beginn und das Ende der Arbeitszeit mit Hilfe einer Stempelkarte erfassen. Die Stempeluhren arbeiten sehr zuverlässig und lassen sich mit geringem Aufwand installieren. Vorgenommene Änderungen auf den Karten sind sofort sichtbar. Manipulationen können jedoch nicht verhindert werden, etwa wenn ein Kollege „mitstempelt“. Bei dieser Art der Zeiterfassung bleibt der administrative Aufwand in der Lohnabrechnung jedoch sehr hoch, da die Abrechnung der Ist-Zeiten nach wie vor manuell erfolgen muss.

Moderne Software erleichtern heute die Zeiterfassung erheblich. Die „Stempelung“ kann über Terminals, über die Anmeldung am PC oder über das Intranet erfolgen. Die Verwaltung hinterlegt neben den Personalstammdaten die vereinbarte Soll-Arbeitszeit. Intelligente Software wertet dann die erfassten Zeiten automatisch aus. Möglich wird die elektronische Verwaltung von Mehrarbeitszeiten sowie von Urlaub- und Krankheitstagen. Diese Daten können dann sehr leicht an die Lohnbuchhaltung übergeben werden. Die Systeme sind fast unbestechlich, eine Manipulation erfordert neben hohem Fachwissen im IT-Bereich auch Administratorrechte. Alle Daten stehen den Verantwortlichen jederzeit zur Verfügung, können beliebig lange gespeichert und auch für einen Rechtsstreit ansprechend aufbereitet werden. Neben der Hardware entstehen bei diesen Zeiterfassungssystemen jedoch häufig Lizenzkosten. Hier gilt es abzuwägen, wie viel Geld dafür in der Lohnabrechnung später eingespart wird.

Die Installation eines Zeiterfassungssystems setzt klare Regeln für den Arbeitnehmer. So wird späterem Streit von Beginn an vorgebeugt. Der finanzielle Aufwand verringert sich durch die Vorteile einer effektiven Lohnabrechnung.

 

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Arbeitszeit erfassen
ein gutes Zeiterfassungssystem
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